R E G U L A M I N
O R G A N I Z A C Y J N Y
Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej
w Gorzowie Wielkopolskim
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Gorzowie Wielkopolskim działa na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2005 r., nr 164, poz. 1365), Statutu uczelni zatwierdzonego przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego 13.04.2007 roku oraz innych przepisów przywołanych w ustawie i Statucie.
§ 2
Regulamin organizacyjny Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Gorzowie Wielkopolskim określa zasady wewnętrznej organizacji, strukturę i zakres działania jednostek organizacyjnych i jednostek administracyjnych wchodzących w jej skład.
§ 3
Tajemnicą służbową są Umowy zawierane przez uczelnię, w treści których znajduje się zapis, że informacje w niej zawarte stanowią tajemnicę stron umowy w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t. j. Dz. U. 2003, nr 153, poz. 1503 z póź. zm.) są tajemnicą służbową.
§ 4
Kierownicy jednostek organizacyjnych i jednostek administracyjnych, a także pozostali pracownicy Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Gorzowie Wielkopolskim są zobowiązani do ochrony danych osobowych, które są gromadzone i przetwarzane w uczelni zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002, nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz w zarządzeniu Rektora w sprawie instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.
§ 5
Zasady ochrony informacji, które wymagają ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem stanowiących tajemnicę państwową lub służbową, regulują przepisy ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 roku, nr 196, poz. 1631 z póź. zm.) oraz zarządzenia Rektora, w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla ochrony informacji niejawnych.
§ 6
Załącznikiem nr 1 do Regulaminu organizacyjnego jest schemat organizacyjny uczelni.
Rozdział II
Organizacja i zarządzanie
§ 7
- Uczelnią kieruje Rektor, który jest organem jednoosobowym – zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa.
- Rektor kieruje uczelnią przy pomocy prorektorów, dyrektorów instytutów, dyrektorów pozostałych jednostek organizacyjnych i kanclerza.
- W czasie nieobecności Rektora, jego obowiązki wykonuje wyznaczony przez niego prorektor.
4. W celu realizacji ważnych dla funkcjonowania uczelni zadań, Rektor może powołać pełnomocników.
5. Rektor zatrudnia i zwalnia pracowników dydaktycznych uczelni i jest w stosunku do nich pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy.
- Kanclerz kieruje w pionie mu podlegającym jednostkami administracyjnymi.
7. Kwestor kieruje działem Kwestura i zastępuje kanclerza w czasie jego nieobecności.
§ 8
1. Prorektorzy podejmują działania zapewniające prawidłowe funkcjonowanie uczelni w zakresie i na zasadach ustalonych zarządzeniem Rektora.
2. Prorektorzy zarządzają bezpośrednio im podległymi jednostkami organizacyjnymi i jednostkami administracyjnymi.
3. Prorektorzy, w ramach posiadanych kompetencji, podejmują decyzje w odniesieniu do innych jednostek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy.
4. Prorektorzy sprawują nadzór nad działalnością instytutów w zakresie swoich kompetencji, rozpatrują z upoważnienia Rektora odwołania od decyzji dyrektorów.
§ 9
1. Kanclerz kieruje administracją uczelni, zarządza mieniem i gospodarką w zakresie określonym przez przepisy prawa, Statut Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Gorzowie Wielkopolskim oraz niniejszy regulamin.
2. Do kompetencji kanclerza należy w szczególności:
1) organizowanie i koordynowanie działalności administracyjnej, finansowej, technicznej i gospodarczej,
2) bezpośrednie kierowanie Zespołem ds. Obronnych;
3) podejmowanie decyzji dotyczących mienia i gospodarki uczelni w zakresie zwykłego zarządu;
4) podejmowanie działań zapewniających właściwe wykorzystanie majątku uczelni, jego powiększenie i rozwój;
5) realizowanie polityki osobowej i płacowej w stosunku do podległych mu pracowników;
6) określanie zasad dotyczących zarządzania majątkiem uczelni;
7) prowadzenie działalności inwestycyjnej i remontowej;
8) dbałość o rozwój zawodowy pracowników administracji, a w szczególności – umożliwienie im uczestniczenia w szkoleniach;
9) zatrudnianie pracowników administracyjnych i obsługi;
10) roczne składanie sprawozdania Rektorowi ze swojej działalności.
2. Kanclerz ponosi odpowiedzialność przed Rektorem za swoją działalność.
§10
1. Kwestor, który jest głównym księgowym, kieruje działem Kwestura.
2. Do kompetencji kwestora należy w szczególności:
1) bezpośrednie kierowanie działalnością Działu Kwestura;
2) opracowanie planów finansowych uczelni;
3) prowadzenie rachunków uczelni;
4) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
5) przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych;
6) zapewnienie prawidłowości umów zawieranych przez uczelnię pod względem finansowym;
7) prawidłowe dysponowanie środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych;
8) zapewnienie terminowego ściągania należności oraz dochodzenia roszczeń prawnych i spłat należności.
Rozdział III
Jednostki organizacyjne uczelni
§ 11
Jednostkami organizacyjnymi uczelni są: instytuty, pracownie, a także ogólnouczelniane zakłady i studia, których zadaniem jest tworzenie warunków do prowadzenia działalności dydaktycznej i naukowo-badawczej.
§ 12
1. Instytutem kieruje dyrektor, który odpowiada za całokształt prowadzonych przez instytut spraw.
2. W celu realizacji określonych zadań, dyrektor instytutu może powołać zespoły i komisje zadaniowe, które pracują według ustalonego przez siebie harmonogramu i regulaminu prac zatwierdzonych przez dyrektora instytutu.
3. Zadania dyrektora instytutu określa statut.
4. Nadzór nad działalnością instytutu sprawuje Rektor.
5. Dyrektorowi instytutu podlega wicedyrektor oraz kierownicy zakładów i pracowni, których zakres kompetencji ustala dyrektor instytutu.
6. Dyrektorowi instytutu podlegają pracownicy sekretariatu instytutu i biura spraw studenckich, na czele których stoi koordynator ds. administracji, a których zakres kompetencji określa niniejszy regulamin i dyrektor instytutu.
7. W instytucie działa Rada Instytutu, która jest organem opiniodawczo-
-doradczym dyrektora instytutu.
8. Regulamin działania Rady Instytutu ustala dyrektor instytutu, a zatwierdza Rektor.
§ 13
1. Jednostką organizacyjną instytutu jest zakład, którym kieruje kierownik.
2. Zadania zakładu i jego kierownika określa Statut i dyrektor instytutu.
3. W Instytucie mogą być tworzone pracownie i laboratoria.
4. Pracownia prowadzi badania w zakresie dziedziny będącej przedmiotem naukowych zainteresowań zespołu tworzącego pracownię;
5. Pracownią kieruje kierownik, do zadań którego należy:
1) planowanie kierunków i zakresu badań naukowych;
2) prowadzenie badań naukowych w zakresie przyjętej kierunkowo dziedziny;
3) stymulowanie rozwoju naukowego podległego zespołu pracowników.
§ 14
- W Instytucie Administracji i Bezpieczeństwa Narodowego działają następujące zakłady:
1) Zakład Administracji Publicznej,
2) Zakład Administracji Europejskiej,
3) Zakład Bezpieczeństwa Narodowego.
- W Instytucie Zarządzania działają następujące zakłady:
a) Zakład Zarządzania Organizacją,
b) Zakład Rachunkowości i Zarządzania Finansami,
c) Zakład Organizacji i Zarządzania Turystyką.
- W Instytucie Humanistycznym działają następujące zakłady:
a) Zakład Języka Polskiego,
b) Zakład Edukacji,
c) Zakład Filologii,
d) Pracownia Badań Historycznych.
- W Instytucie Technicznym działają następujące zakłady i laboratoria:
a) Zakład Zastosowań Informatyki,
b) Zakład Systemów Komputerowych,
c) Laboratorium Systemów Komputerowych,
d) Laboratorium Matematyki.
Rozdział IV
Jednostki ogólnouczelniane uczelni
§ 15
1. W Uczelni działają jednostki ogólnouczelniane:
1) Studium Informatyki;
2) Studium Języków Obcych;
3) Studium Wychowania Fizycznego (wraz ze Sportowym Klubem Uczelnianym);
4) Centrum Badań Euroregionalnych Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Gorzowie Wielkopolskim p.p. Instytutu Slawistyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie,
5) Ośrodek Naukowo-Dydaktyczny w Rogach,
6) Wydawnictwo PWSZ.
2. Studium kieruje kierownik, który odpowiada przed organami uczelni za całokształt prowadzonych przez studium spraw.
3. Zakres działania kierownika studium określa właściwy do spraw kształcenia prorektor.
4. Centrum Badań Euroregionalnych kieruje dyrektor, który odpowiada przed organami uczelni za całokształt prowadzonych spraw.
5. Centrum Badań Euroregionalnych działa na podstawie regulaminu organizacyjnego opracowanego przez dyrektora i przedstawionego Senatowi do uchwalenia za pośrednictwem Rektora.
6. Ośrodkiem Naukowo-Dydaktycznym w Rogach kieruje kierownik, który odpowiada przed organami uczelni za całokształt prowadzonych spraw.
7. Ośrodek Naukowo-Dydaktyczny w Rogach działa na podstawie regulaminu organizacyjnego opracowanego przez kierownika i przedstawionego Senatowi do uchwalenia za pośrednictwem Rektora.
8. Praca Wydawnictwa PWSZ podlega Komisji Wydawniczej kierowanej przez prorektora ds. organizacji i rozwoju.
9. Nadzór nad działalnością jednostek ogólnouczelnianych sprawuje Rektor oraz prorektorzy w zakresie ustalonym regulaminem i zarządzeniem Rektora.
§ 16
- Do zakresu podstawowych zadań Centrum Badań Euroregionalnych Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Gorzowie Wielkopolskim należy w szczególności:
1) pozyskiwanie grantów badawczych, publikacyjnych i innych służących nauce;
2) organizowanie studiów podyplomowych, seminariów i szkoleń;
3) inicjowanie przedsięwzięć badawczych dotyczących pogranicza polsko-niemieckiego oraz innych obszarów pogranicznych w Polsce i Europie.
- Centrum Badań Euroregionalnych kieruje dyrektor przy pomocy biura koordynacyjnego.
- Dyrektora powołuje i odwołuje Rektor po uzyskaniu opinii dyrektora Instytutu Slawistyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie.
- Dyrektor wnioskuje do Rektora o przyjęcie lub zwolnienie pracowników biura koordynacyjnego, określa zakres obowiązków i uprawnień pracowników
a także wnioskuje o premie i nagrody.
- Nadzór merytoryczny nad działalnością Centrum Badań Euroregionalnych sprawuje prorektor ds. organizacji i rozwoju.
§ 17
1. Do zakresu podstawowych zadań Ośrodka Naukowo-Dydaktycznego w Rogach należy w szczególności:
1) inicjowanie, podejmowanie i koordynacja realizacji programów badawczych;
2) pozyskiwanie środków finansowych na realizację programów badawczych poprzez opracowanie wniosków, ich aplikowanie i rozliczenie;
3) upowszechnianie i pomnażanie osiągnięć nauki poprzez organizowanie konferencji i seminariów;
4) podejmowanie działań na rzecz społeczności lokalnych i regionalnych poprzez tworzenie warunków do prowadzenia badań naukowych, lokalnych, opracowań studialnych i świadczenia usług badawczych;
5) tworzenie warunków do prowadzenia badań naukowych dla nauczycieli akademickich;
6) tworzenie warunków kształcenia studentów w ramach prowadzonych kierunków i specjalności, w tym praktyk, oraz kształcenia kadr.
2. Ośrodek Naukowo-Dydaktycznych wykonuje inne zadania związane z zakresem działania.
3. Nadzór merytoryczny nad działalnością Ośrodka Naukowo-Dydaktycznego sprawuje prorektor ds. organizacji i rozwoju.
§ 18
1. W uczelni działa Biblioteka Główna jako podstawa systemu biblioteczno-
-informacyjnego.
2. Biblioteka Główna działa na podstawie regulaminu organizacyjnego opiniowanego przez Radę Biblioteczną i zatwierdzonego przez Rektora.
3. Do zadań Biblioteki należy w szczególności:
1) przygotowywanie projektów planów finansowych i opracowywanie polityki gromadzenia zbiorów w porozumieniu z instytutami;
2) organizowanie i zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemu biblioteczno-informacyjnego stwarzającego warunki do studiowania, pracy naukowej i dydaktycznej;
3) gromadzenie i uzupełnianie zbiorów zgodnie z kierunkami oraz potrzebami dydaktycznymi i organizacyjnymi oraz prowadzenie działalności informacyjnej w tym zakresie;
4) magazynowanie i konserwacje zbiorów;
5) udostępnianie zbiorów uczelni w systemie biblioteczno-informacyjnym poprzez:
a) czytelnie,
b) wypożyczenia indywidualne poza bibliotekę;
6) udostępnianie pracownikom zbiorów sprowadzanych z innych bibliotek, za pośrednictwem wypożyczalni międzybibliotecznej;
7) prenumerata czasopism;
8) prowadzenie działalności kulturalnej (wieczory autorskie, wystawy).
4. Nadzór merytoryczny nad działalnością Biblioteki Głównej sprawuje prorektor ds. organizacji i rozwoju.
§ 19
1. W uczelni działa archiwum zakładowe, które jest integralną jednostką organizacyjną Biblioteki Głównej.
2. Pracownika archiwum zakładowego zatrudnia i zwalnia Rektor na wniosek dyrektora Biblioteki Głównej.
3. Instrukcję archiwalną i zakres obowiązków i uprawnień pracownika archiwum opracowuje dyrektor Biblioteki Głównej i przedkłada Rektorowi do zatwierdzenia.
4. Do zadań archiwum zakładowego należy w szczególności:
1) prowadzenie archiwum ogólnouczelnianego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
2) współpraca z komórkami organizacyjnymi uczelni w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją archiwalną i przygotowaniem jej do przekazania do archiwum, a następnie przejmowanie dokumentacji z jednostek organizacyjnych uczelni i prowadzenie ewidencji;
3) przechowywanie materiałów archiwalnych, przegląd stanu akt oraz ich konserwacja i zabezpieczanie;
4) udostępnianie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
5) brakowanie dokumentacji archiwalnej.
Rozdział V
Jednostki administracyjne uczelni
§ 20
- W uczelni mogą być tworzone następujące jednostki administracji:
1) działy,
2) sekcje,
3) sekretariaty,
4) biura,
5) zespoły,
6) samodzielne stanowiska pracy.
- Kanclerz zatwierdza strukturę wewnętrzną komórki administracyjnej.
§ 21
1. Podstawową jednostką administracyjną jest dział, który zajmuje się określoną problematyką i działalnością administracyjną w sposób kompleksowy.
2. Działem kieruje kierownik. W dziale może być powołany zastępca kierownika.
3. Sekcja jest komórką administracyjną składająca się przynajmniej z dwóch osób, realizującą jednolite zadania merytoryczne.
4. Sekcja może być tworzona w ramach działu.
5. Biuro jest komórką administracyjną realizującą jednolite zadania merytoryczne.
6. Biuro może być tworzone w ramach działu lub jako odrębna komórka administracyjna.
7. Sekretariat może być jednoosobową lub dwuosobową komórką organizacyjną, realizującą zadania określone przez władze uczelni.
8. Samodzielne stanowisko tworzy się w przypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki, niewymagającej powołania większej komórki.
§ 22
1. Wewnętrzna organizacja komórki administracyjnej zawiera:
1) zakres działania określony w regulaminie organizacyjnym;
2) wykaz stanowisk służbowych;
3) zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności kierownika;
4) zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.
2. Do podstawowych obowiązków i uprawnień wspólnych dla kierowników działów należy:
1) koordynowanie i nadzorowanie pracy działu;
2) podejmowanie decyzji i wydawanie dyspozycji w granicach wynikających z zakresu działania kierowanego działu;
3) nadzór nad terminowym wprowadzaniem danych do informatycznych systemów zarządzania uczelnią;
4) podpisywanie korespondencji wewnętrznej i parafowanie pism przekazanych do podpisu Rektora, prorektorów lub kanclerza;
5) podpisywanie pism zewnętrznych niezastrzeżonych do podpisu przez Rektora lub kanclerza;
6) przygotowanie projektów zarządzeń wewnętrznych związanych z zakresem działania działu, a także regulaminów dotyczących zakresu spraw prowadzonych przez dział;
7) zapoznanie pracowników z zadaniami wykonywanymi na poszczególnych stanowiskach pracy, ustaleniami kierownictwa uczelni oraz informacjami dotyczącymi bieżącej i planowanej działalności uczelni;
8) wykonywanie kontroli merytorycznej i formalnej w zakresie posiadanych kompetencji oraz zgodnie z regulaminem kontroli;
9) wnioskowanie doboru kadr, wynagrodzenia, przeszeregowania, nagród oraz kar w ramach kierowanego działu;
10) ustalenie i bieżące aktualizowanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników działu;
11) sporządzanie rocznych planów urlopowych;
12) wyznaczenie zastępstwa w przypadku nieobecności w pracy w związku z urlopem, z powodu choroby lub innej przyczyny;
13) współdziałanie z pozostałymi jednostkami organizacyjnymi uczelni w udostępnianiu materiałów i informacji koniecznych do wykonywania powierzonych zadań;
14) dostarczanie aktualnych informacji do prowadzącego Biuletyn Informacji Publicznej zgodnie z zakresem wykonywanych przez dział zadań;
15) sprawowanie kontroli wewnętrznej z zakresu spraw prowadzonych przez dział oraz przestrzegania postanowień instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej;
16) nadzorowanie przestrzegania tajemnicy służbowej oraz ochrony danych osobowych;
17) potwierdzania odpisów i kopii pism i dokumentów znajdujących się w dziale, stosując zapis: „Za zgodność z oryginałem, imię, nazwisko, stanowisko służbowe”.
§ 23
- W skład administracji uczelni wchodzą następujące komórki administracyjne:
1) Kwestura,
2) Dział Kształcenia,
3) Dział Organizacyjno-Prawny i Kadr,
4) Dział Administracyjny,
5) Dział Techniczny,
a) Sekcja Inwentaryzacyjna,
6) Dział Promocji i Informacji,
7) Dział Informatyczny,
8) Dom Studenta,
9) Sekretariat Rektora,
10) Sekretariat Prorektora ds. Studenckich,
11) Sekretariat Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju,
12) Sekretariat Instytutu Administracji,
13) Sekretariat Instytutu Zarządzania,
14) Sekretariat Instytutu Humanistycznego,
15) Biuro Spraw Studenckich Instytutu Administracji,
16) Biuro Spraw Studenckich Instytutu Zarządzania,
17) Biuro Spraw Studenckich Instytutu Humanistycznego,
18) Pełnomocnik rektora ds. ochrony informacji niejawnych,
19) Samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych,
20) Samodzielne stanowisko ds. bhp i ochrony przeciwpożarowej,
21) Samodzielne stanowisko radca prawny,
22) Zespół ds. Obronnych,
23) Dział ds. gospodarki mieszkaniami i miejscami hotelowymi dla pracowników,
24) Dział Nauki i Wydawnictw.
- Szczegółowy zakres działania komórek administracyjnych określa rozdział VI niniejszego regulaminu.
Rozdział VI
Zakres zadań komórek administracyjnych uczelni
PION REKTORA
§ 24
Rektorowi podlegają bezpośrednio następujące komórki administracyjne:
1) Sekretariat Rektora,
2) Dział Organizacyjno-Prawny i Kadr,
3) Samodzielne stanowisko - radca prawny,
4) Pion ochrony informacji niejawnych,
5) Samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych.
§ 25
Do podstawowych zadań sekretariatu rektora należy:
1) obsługa biurowa Rektora;
2) przygotowanie, w zakresie ustalonym przez Rektora, materiałów na obrady Senatu i Kolegium Rektora;
3) protokołowanie posiedzeń Senatu i Kolegium Rektora;
4) obsługa komisji powoływanych przez Rektora lub Senat;
5) dbałość o aktualizację składu osobowego komisji senackich i rektorskich;
6) prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
7) koordynowanie spraw konferencji, zjazdów, posiedzeń i uroczystości organizowanych przez Rektora.
§ 26
Do zakresu podstawowych zadań Działu Organizacyjno–Prawnego i Kadr należy
w szczególności:
1.Współudział w organizacji i zarządzaniu uczelnią, w tym:
1) przygotowanie projektów decyzji administracyjnych, zarządzeń wewnętrznych oraz umów związanych z funkcjonowaniem uczelni na potrzeby jednostek organizacyjnych i administracyjnych uczelni;
2) przygotowanie projektów wewnętrznych aktów prawnych we współdziałaniu z właściwymi jednostkami organizacyjnymi i jednostkami administracyjnymi uczelni w tym regulaminów;
3) prowadzenie rejestru wewnętrznych aktów prawnych;
4) gromadzenie aktów normatywnych, umów, porozumień i innych dokumentów związanych z działalnością uczelni;
5) opracowywanie na żądanie Rektora materiałów analitycznych dotyczących organizacji uczelni;
6) analiza skarg i wniosków;
7) organizacja wyborów przedstawicieli pracowników do organów uczelni;
8) prowadzenie kancelarii głównej i czuwanie nad prawidłowym obiegiem korespondencji;
9) opiniowanie treści pieczątek stosowanych w uczelni i prowadzenie ich rejestru;
10) opracowanie projektów zakresów obowiązków dla kierowników jednostek organizacyjnych administracji;
11) wykonywanie innych zadań związanych z zakresem działania.
2. Kontrola wewnętrzna, w tym:
1) przeprowadzanie planowanych i doraźnie zlecanych kontroli w zakresie ustalonej problematyki, ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania:
a) obowiązujących aktów normatywnych,
b) obrotu składnikami majątkowymi,
c) ochrony i zabezpieczenia mienia,
d) celowości, legalności i gospodarności działania;
2) ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości w działaniu kontrolowanej jednostki, ustalanie osób odpowiedzialnych za powstawanie tych nieprawidłowości oraz wskazywanie sposobów i środków umożliwiających likwidację ujawnionych nieprawidłowości;
3) opracowywanie materiału pokontrolnego wraz z wnioskami;
4) przyjmowanie składanych przez jednostki kontrolowane informacji o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych bądź innych działaniach zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości;
5) przeprowadzenie kontroli sprawdzających sposób realizacji wniosków pokontrolnych;
6) opracowywanie odpowiednich informacji oraz bezzwłoczne sygnalizowanie kierownictwu uczelni stwierdzonych naruszeń, zaniedbań i nieprawidłowości, nadużyć lub innych uchybień.
3. Prowadzenie spraw osobowych pracowników uczelni, a w tym w szczególności:
1) administracyjne prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, zwalnianiem, zaszeregowaniem, awansowaniem oraz nagradzaniem i karaniem pracowników, w odniesieniu do wszystkich grup pracowników, zgodnie z kodeksem pracy i ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym;
2) załatwianie wszelkich formalności dokumentowych związanych z zatrudnieniem na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, umowa o dzieło);
3) prowadzenie akt osobowych oraz ewidencja zatrudnionych pracowników, emerytów i rencistów;
4) ewidencja czasu pracy pracowników (urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, macierzyńskie, wychowawcze, delegacje, itp.);
5) ewidencja zwolnień lekarskich wszystkich pracowników; kierowanie na badania lekarskie;
6) organizowanie i nadzór okresowych badań lekarskich pracowników uczelni;
7) prowadzenie rekrutacji pracowników;
8) sporządzanie sprawozdań dla Kwestury, Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, GUS i Powiatowego Urzędu Pracy w zakresie zatrudnienia;
9) sporządzanie analiz, wykazów, zestawień z zakresu spraw kadrowych dla potrzeb innych jednostek organizacyjnych uczelni;
10) przygotowywanie projektów aktów normatywnych z zakresu spraw osobowych we współpracy z działem organizacyjno-prawnym i radcą prawnym;
11) wystawianie i prolongowanie legitymacji ubezpieczeniowych dla pracowników oraz legitymacji PKP jak również prowadzenie obowiązującej w tym zakresie ewidencji,
12) sporządzanie i kompletowanie wniosków o nadanie medali, orderów i odznaczeń oraz nagród ministerialnych w tym zakresie;
13) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji przez pracowników administracyjnych w różnych formach kształcenia;
14) prowadzenie ewidencji pracowników dla potrzeb Wojskowej Komisji Uzupełnień zgodnie z obowiązującymi przepisami;
15) obsługa administracyjna Funduszu Socjalnego,
16) współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w zakresie:
a) zgłoszenia, wyrejestrowania oraz aktualizacji danych osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,
b) zawieranych umów cywilno-prawnych,
c) dokumentacji związanej z ustaleniem kapitału początkowego;
17) przygotowywanie i sporządzanie wniosków emerytalno-rentowych;
18) współpraca z Powiatowym Urzędem pracy w zakresie staży absolwenckich
i prac interwencyjnych;
19) współpraca z Inspektorem BHP w zakresie aktualizacji bazy danych zwolnionych i zatrudnionych pracowników;
20) współpraca z innymi jednostkami administracyjnymi oraz jednostkami organizacyjnymi w zakresie wyżej określonym;
21) wykonywanie innych zadań związanych z zakresem działania.
§ 27
Do zakresu podstawowych zadań radcy prawnego należy w szczególności:
1) akceptacja pod względem formalno-prawnym następujących dokumentów:
a) umów i wzorów umów,
b) projektów zarządzeń Rektora lub kanclerza,
c) instrukcji i innych wewnętrznych aktów normatywnych,
d) dotyczących stosunków prawnych i majątkowych uczelni,
e) dotyczących nabycia lub zbycia nieruchomości,
f) dotyczących rozwiązania umowy o pracę,
g) dotyczących odpłatnego przekazania środka trwałego,
h) dotyczących nieodpłatnego przekazania środka trwałego,
i) umorzenia lub spisania na straty wierzytelności uczelni;
2) kierowanie spraw do organów ścigania i sądów oraz występowanie przed nimi jako pełnomocnik Rektora; zaniechanie wniesienia środka odwoławczego od orzeczenia kończącego sprawę wymaga pisemnej zgody Rektora;
3) wydawanie opinii prawnej na wniosek Rektora, prorektorów, dyrektorów instytutów w zakresie spraw związanych z ich działalnością;
4) potwierdzanie kopii dokumentów;
5) wykonywanie innych czynności i zadań związanych z zakresem działania.
§ 28
1. Do podstawowych zadań Pionu Ochrony Informacji Niejawnych należy:
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej;
2) zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne;
3) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
4) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
5) opracowanie planu ochrony informacji niejawnych w Uczelni i nadzorowanie jego realizacji;
6) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
2. W skład Pionu Ochrony Informacji Niejawnych wchodzą:
a) Pełnomocnik Rektora ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
b) Kierownik Kancelarii Tajnej,
c) Administrator Systemu Bezpieczeństwa Teleinformatycznego,
d) Inspektor Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.
§ 29
Do zakresu podstawowych zadań stanowiska ds. zamówień publicznych należy w szczególności:
1) przygotowanie wszystkich materiałów potrzebnych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na prace, usługi i dostawy, a w szczególności wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego, konstrukcji specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ogłaszania, protokółów postępowań i innych materiałów dotyczących udzielania zamówień publicznych przez uczelnię;
2) ustalenie warunków, a także przygotowanie materiałów przetargowych i ogłoszeń dotyczących zbycia nieruchomości lub innych rzeczy;
3) przygotowanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego w trybie innym niż przetarg nieograniczony;
4) opracowanie projektów umów z zakresu zamówień publicznych;
5) przygotowaniem publikacji ogłoszeń, wysyłanie do wykonawców i dostawców zaproszeń do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówień publicznych lub składania ofert;
6) wydawanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a także zapytań o cenę oraz udzielanie odpowiedzi na zadane pytania dotyczące treści specyfikacji lub zapytania o cenę;
7) przyjmowanie ofert;
8) w razie konieczności organizowanie zebrań z potencjalnymi oferentami;
9) proponowanie składu komisji przetargowej i pełnienie w niej funkcji sekretarza;
10) prowadzenie wszelkich spraw związanych ze złożonymi protestami i odwołaniami dotyczącymi zamówień publicznych;
11) uczestniczenie wspólnie z radcą prawnym w rozprawach związanych z odwołaniami i skargami;
12) opracowanie rocznych planów zamówień publicznych;
13) prowadzenie ewidencji zamówień publicznych udzielanych przez uczelnię;
14) składanie Rektorowi okresowych sprawozdań z zakresu stosowania ustawy prawo zamówień publicznych;
15) udzielanie instruktażu z zakresu udzielania zamówień publicznych;
16) prowadzenie zbiorów przepisów i interpretacji dotyczących zamówień publicznych;
17) wykonywanie innych prac związanych z zamówieniami publicznymi.
PION PROREKTORA DS. ORGANIZACJI I ROZWOJU
§ 30
Prorektorowi ds. Organizacji i Rozwoju podlega bezpośrednio:
1) Sekretariat prorektora,
2) Dział Promocji i Informacji,
3) Zespół ds. pozyskiwania funduszy europejskich,
4) Wydawnictwo PWSZ,
5) Dział Nauki i Wydawnictw,
6) Centrum Badań Euroregionalnych,
7) Biblioteka.
§ 31
Do podstawowych zadań sekretariatu prorektora należy:
1) obsługa sekretariatu prorektora;
2) koordynowanie prac związanych z przygotowaniem materiałów na posiedzenia senatu, komisji oraz spotkań Rektora i prorektorów;
3) wydawanie i ewidencjonowanie delegacji krajowych w celach naukowych i administracyjnych pracownikom uczelni,;
4) koordynowanie spraw, konferencji, zjazdów, posiedzeń i przygotowań uroczystości uczelnianych z udziałem prorektora.
§ 32
Do zakresu podstawowych zadań Działu Informacji i Promocji należy w szczególności:
1) samodzielne przygotowanie materiałów, analiz i informacji dotyczących uczelni;
2) przygotowanie rocznego sprawozdania Rektora z działalności Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Gorzowie Wielkopolskim;
3) koordynowanie prac związanych z przygotowaniem materiałów promocyjnych, reklamowych i informacji prasowych oraz radiowo-telewizyjnych;
4) analiza publikacji prasowych i zbiorcze ich opracowanie;
5) organizowanie konferencji prasowych;
6) koordynacja organizacji imprez i uroczystości promujących uczelnię;
7) udział w targach i prezentacjach promocyjnych;
8) organizowanie i koordynacja uroczystości ogólnouczelnianych;
9) organizowanie wizyt zewnętrznych Rektora;
10) kreowanie wizerunku uczelni i jej promocja;
11) redagowanie strony internetowej uczelni;
12) redakcja techniczna Biuletynu Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej;
13) redagowanie wydawnictw informacyjnych;
14) przygotowanie informatora dla kandydatów na studia;
15) badanie opinii publicznej przy pomocy ankiet i wywiadów;
16) prowadzenie Biura Karier;
17) wykonywanie innych czynności i zadań związanych z zakresem działania.
§ 33
Do zadań Biura Karier należy w szczególności:
1) wspieranie działań zmierzających do zdobywania doświadczenia zawodowego oraz planowania kariery zawodowej studentów;
2) prowadzenie bazy danych o absolwentach uczelni;
3) organizacja i prowadzenie grupowych zajęć warsztatowych dla studentów i absolwentów (np. z zakresu psychologii, autoprezentacji, kreowania wizerunku);
4) prowadzenie doradztwa zawodowego (indywidualnego i grupowego);
5) zapoznanie studentów z technikami poszukiwania pracy oraz standardami rekrutacji;
6) powiadamianie o możliwościach podnoszenia lub poszerzania kwalifikacji
zawodowych;
7) przedstawianie perspektyw rozwoju zawodowego;
8) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z samorządami terytorialnymi i gospodarczymi oraz z pracodawcami poprzez:
a) gromadzenie informacji o firmach działających w środowisku lokalnym i w kraju,
b) pozyskiwanie atrakcyjnych ofert pracy,
c) tworzenie banku ofert pracy, praktyk i staży oraz zbieranie i klasyfikacja i udostępnianie danych o rynku pracy,
d) przeprowadzanie naboru i preselekcji na zlecenie pracodawcy,
e) organizowanie prezentacji firm na uczelni oraz na targach pracy,
9) promocja studentów i absolwentów Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Gorzowie Wielkopolskim na rynku pracy;
10) prowadzenie działań na rzecz aktywizacji zawodowej studentów i absolwentów zgodnie z ustawą z 20.04.2004 r o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
11) zdobywanie środków na prowadzenie szkoleń, warsztatów itp.;
12) współpraca w ramach Ogólnopolskiej Sieci Biur Karier, poprzez:
a) wymianę doświadczeń podczas cyklicznych spotkań, szkoleń oraz konferencji,
b) organizowanie wspólnych przedsięwzięć,
c) wymianę ofert pracy (praktyk) staży,
d) promocję idei Biur Karier.
§ 34
Do zadań Wydawnictwa PWSZ należy:
1) opracowywanie, przygotowywanie do druku i wydawanie prac naukowych, popularnonaukowych i metodycznych;
2) wydawanie periodyku – Zeszyty Naukowe PWSZ;
3) wydawanie materiałów reklamowych uczelni;
4) popularyzacja uczelni w zakresie działalności naukowej i dydaktycznej.
§ 34a
Do zakresu podstawowych zadań Działu Nauki i Wydawnictw należy
w szczególności:
1) organizacja i koordynacja działalności naukowo-badawczej Uczelni,
2) współpraca Uczelni z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego,
3) obsługą administracyjna promocji kadry naukowej (przewody doktorskie, habilitacje),
4) obsługa administracyjna stypendiów naukowych dla pracowników Uczelni,
5) rekrutacja na studia doktoranckie,
6) obsługa administracyjna działalności wydawniczej,
7) obsługa organizacyjno-merytoryczna prac Zespołu Redakcyjnego,
8) obsługa administracyjna badań zlecanych przez kontrahentów,
9) nadzór formalno-rachunkowy nad prawidłowym wykorzystaniem funduszy przyznanych na granty, badania własne i statutowe, także sprawozdawczość z działalności naukowo-badawczej Uczelni,
10) nadzór nad przestrzeganiem zasad organizacji konferencji naukowych.
PION PROREKTORA DS. STUDENCKICH
§ 35
Prorektorowi ds. Studenckich podlega bezpośrednio:
1) Sekretariat prorektora,
2) Dział Kształcenia.
§ 36
Do zakresu zadań sekretariatu prorektora należy w szczególności:
1) obsługa sekretariatu prorektora;
2) koordynowanie prac związanych z przygotowaniem materiałów na posiedzenia senatu, komisji oraz spotkań Rektora i prorektorów;
3) koordynowanie spraw, konferencji, zjazdów, posiedzeń i przygotowań uroczystości uczelnianych z udziałem prorektora.
§ 37
Do zakresu podstawowych zadań Działu Kształcenia należy w szczególności:
1. Nadzór nad rekrutacją na studia, w tym:
1) ustalanie zasad przyjęć na studia;
2) obsługa uczelnianej komisji rekrutacyjnej rozpatrywanie odwołań od decyzji I;R;
3) gromadzenie dokumentacji z przebiegu rekrutacji i sporządzanie statystyk, w tym EN-1.
2. Organizacja i przebieg studiów, w tym:
1) prowadzenie albumu studentów i księgi dyplomów;
2) przygotowanie organizacji rok akademickiego;
3) przygotowanie regulaminu studiów i zmian w tym regulaminie;
4) przygotowywanie decyzji w indywidualnych sprawach studenckich należących do kompetencji prorektora;
5) rozpatrywanie odwołań od decyzji dyrektora instytutu;
6) rozpatrywanie wniosków w sprawie zwolnienia studentów z opłat;
7) ustalanie 5% najlepszych absolwentów;
8) prowadzenie statystyki, w tym S-10 dla GUS.
3. Nadzór nad realizacją planów i programów nauczania, w tym:
1) gromadzenie zatwierdzonych planów studiów i programów nauczania;
2) wdrażanie procedur zapewniania jakości kształcenia;
3) sprawdzania zgodności przydziałów z planami studiów;
4) gromadzenie dokumentacji z akredytacji kierunków studiów.
4. Nadzór nad przydziałami godzin dydaktycznych, w tym:
1) sprawdzanie przydziałów dydaktycznych i sprawozdań z wykonania zajęć w ramach pensum i umowy zlecenia;
2) wyliczanie wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, obrony prac i recenzje.
5. Sprawy socjalne studentów, w tym:
1) przygotowanie regulaminu pomocy materialnej;
2) planowanie i podział środków na pomoc materialną dla studentów;
3) przewodniczenie i obsługa stypendialnej komisji odwoławczej;
4) sporządzanie statystyk dla GUS.
6. Opieka nad organizacjami studenckimi i samorządem studentów, w tym:
1) prowadzenie rejestru kół naukowych;
2) nadzór nad samorządem studenckim.
7. Prowadzenie spraw studentów cudzoziemców.
8. Administrowanie studiów podyplomowych.
9. Prowadzenie spraw dyscyplinarnych studentów.
10. Współpraca zagraniczna, w tym wymiana kadry dydaktycznej i studentów w ramach programu Erasmus.
11. Przygotowywanie projektów uchwał Senatu, zarządzeń Rektora, regulaminów, pism, procedur w zakresie powierzonych zadań oraz wzorów pism i decyzji do umieszczenia w systemie HMS,
12. Wykonywanie innych czynności i zadań związanych z zakresem działania.
13. Koordynowanie prac nad przygotowywaniem wniosków o nowe kierunki kształcenia.
PION DYREKTORA INSTYTUTU
§ 38
1. Dyrektorowi instytutu podlegają bezpośrednio następujące komórki administracyjne:
1) Sekretariat Instytutu,
2) Biuro Spraw Studenckich.
2. Pracę Sekretariatu i Biura Spraw Studenckich kieruje koordynator do spraw administracji wskazany przez dyrektora instytutu.
§ 39
Do zakresu zadań Sekretariatu Instytutu należy w szczególności:
1.Realizacja planów studiów i programów nauczania, w tym:
1) gromadzenie planów studiów i programów nauczania, na kierunkach realizowanych w instytucie;
2) przygotowywanie planów zajęć zgodnych z obowiązującymi planami studiów i zatwierdzonymi liczbami grup;
3) przygotowywanie przydziałów zajęć dydaktycznych;
4) dokumentowanie realizacji zajęć przez nauczycieli (odwoływanie, odpracowywanie, przekładanie zajęć);
5) przygotowywanie dokumentacji do rozliczenia nauczycieli z wykonania zajęć dydaktycznych;
6) gromadzenie dokumentacji związanej ze stosowanymi procedurami zapewniania jakości kształcenia oraz akredytacji kierunku;
7) gromadzenie dokumentacji związanej z zatrudnianiem, awansowaniem i oceną nauczycieli, ich rozwojem zawodowym i dorobkiem naukowym;
8) gromadzenie dokumentacji związanej z przeprowadzanymi badaniami naukowymi i organizowanymi w instytucie konferencjami, seminariami;
9) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej ustalania praw autorskich nauczycieli.
2.Obsługa sekretarska i administracyjna instytutu, w tym:
1) prowadzenie ewidencji korespondencji, zgodnie z instrukcja kancelaryjną;
2) organizacja zebrań i spotkań dyrektora instytutu, a także posiedzeń Rady Instytutu,
3) prowadzenie ewidencji zgłoszeń wyjazdu służbowego pracowników instytutu;
4) sporządzanie zapotrzebowania na materiały biurowe i dydaktyczne na potrzeby instytutu;
5) wykonywanie innych czynności i zadań związanych z zakresem działania.
§ 40
Do zakresu podstawowych zadań Biura Spraw Studenckich należy w szczególności:
1. Udział w przeprowadzanej przez instytut rekrutacji na studia, w tym:
1) obsługa administracyjna instytutowych komisji rekrutacyjnych;
2) korespondencja z kandydatami przyjętymi;
3) przechowywanie dokumentów kandydatów nieprzyjętych.
2. Administrowanie procesem dydaktycznym, w tym:
1) prowadzenie informatycznej bazy danych o studentach HMS;
2) prowadzenie akt osobowych studentów;
3) przyjmowanie od studentów podań, wniosków w indywidualnych sprawach i przygotowywanie dyrektorowi propozycji decyzji, wykorzystując ustalone wzory umieszczone w systemie informatycznym HMS;
4) przyjmowanie od studentów podań, wniosków w sprawach należących do kompetencji rektora, a wymagających opinii dyrektora i przekazywanie ich do rozpatrzenia rektorowi;
5) wydawanie studentom dokumentów, takich jak legitymacje i indeksy oraz prowadzenie wymaganej ewidencji tych dokumentów;
6) drukowanie umów o świadczenie usług edukacyjnych ze studentami studiów niestacjonarnych i prowadzenie rejestru tych umów, zgodnie z zarządzeniem rektora;
7) ustalanie zobowiązań finansowych studenta poprzez jego obciążenie i przekazywanie list tych obciążeń do kwestury na podstawie złożonych oświadczeń i decyzji rektora o zastosowanych ulgach w płatnościach;
8) przygotowywanie decyzji o skreśleniu studenta z listy studentów;
9) drukowanie list studenckich dla prowadzących zajęcia;
10) drukowanie i wydawanie protokołów egzaminacyjnych i kart okresowych osiągnięć studenta;
11) prowadzenie zapisów studentów na zajęcia obieralne (fakultety, seminaria, wybór specjalizacji);
12) wpisywanie studentów na kolejny semestr po wprowadzeniu ocen z zaliczeń i egzaminów i sprawdzeniu spełnienia wymagań określonych dla zaliczanego semestru;
13) gromadzenie dokumentacji związanej z praktykami studenckimi;
14) przygotowywanie dokumentacji do obrony prac dyplomowych, na podstawie złożonych przez promotorów list osób dopuszczonych do obrony;
15) przygotowanie i przekazywanie list nauczycieli do wyliczenia wynagrodzenia za przeprowadzone obrony;
16) drukowanie dyplomów i suplementów, w języku polskim i językach obcych;
17) wydawanie studentom zaświadczeń;
18) współpraca z WKU, w tym przekazywanie list przyjętych na studia;
19) prowadzenie statystyki, w tym S-10, w zakresie prowadzonych kierunków studiów;
20) wykonywanie innych czynności i zadań związanych z zakresem działania.
3. Sprawy socjalne studentów, w tym:
1) ranking ocen do stypendium naukowego;
2) przyjmowanie od studentów wniosków, sprawdzanie ich kompletności i poprawności;
3) udział w pracach instytutowej komisji stypendialnej, przygotowywanie decyzji;
4) przygotowywanie list stypendialnych i przekazywanie do kwestury w ustalonych terminach;
5) prowadzenie statystyki S-11.
§ 41
1. Do podstawowych obowiązków i uprawnień koordynatora ds. administracji należy:
1) wnioskowanie o przygotowanie i umieszczenie w systemie HMS formularzy, wzorów pism, decyzji itp.;
2) udział w pracach ogólnouczelnianego zespołu ds. wdrażania i usprawniania systemu informatycznego;
3) zgłaszanie administratorowi systemu informatycznego usterek w funkcjonowaniu systemu oraz wniosków w sprawie jego usprawniania;
4) dbanie o terminowe wprowadzanie danych do systemu informatycznego;
5) wprowadzanie do systemu informatycznego wskazanych danych;
6) przydzielanie studentom planów studiów;
7) przygotowywanie propozycji organizacji roku akademickiego;
8) ustalanie liczby grup studenckich i przedstawianie dyrektorowi do zatwierdzenia;
9) współpraca z innymi działami w uczelni w ramach powierzonych obowiązków;
10) przygotowanie harmonogramu sesji egzaminacyjnej, poprawkowej oraz terminów wpisów do indeksu;
11) przygotowanie harmonogramu obron prac licencjackich i listy seminarzystów dopuszczonych do obrony oraz propozycji składu komisji i przedstawiane do zatwierdzenia dyrektorowi instytutu;
12) przygotowanie i przekazanie list nauczycieli do wyliczenia wynagrodzenia za przeprowadzone obrony;
13) sporządzanie harmonogramów pracy pracowników Instytutu na zjazdach studiów zaocznych;
14) inne wyznaczone przez dyrektora instytutu.
PION KANCLERZA
§ 42
Kanclerzowi podlegają bezpośrednio następujące komórki administracji:
1) Sekretariat Kanclerza,
2) Dział Techniczny
3) Dział Administracyjny,
4) Dział Informatyczny,
5) Dom Studenta,
6) Zespół ds. Obronnych,
7) Samodzielne stanowisko ds. bhp i ochrony przeciwpożarowej,
8) Dział ds. gospodarki mieszkaniami i miejscami hotelowymi dla pracowników.
§ 43
Do zadań podstawowych Sekretariatu Kanclerza należy w szczególności:
1) obsługa sekretarska Kanclerza;
2) przygotowanie sprawozdania z działalności Kanclerza;
3) wykreślone
4) wykonywanie innych prac zleconych przez Kanclerza a związane z zakresem działalności sekretariatu.
§ 44
Do zakresu podstawowych zdań Działu Technicznego należy w szczególności:
1) realizacja bieżącej działalności uczelni w zakresie gospodarki remontowej i inwestycyjne poprzez:
a) nadzorowanie inwestycji budowlanych realizowanych przez uczelnię;
b) współuczestniczenie w przygotowaniu planu remontów i inwestycji;
c) współdziałanie z działem Administracyjnym w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń energetycznych, gazowych, odgromowych, wentylacyjnych, hydrantowych i alarmowych;
2) prowadzenie rozliczeń finansowych związanych z realizacją zadań uczelni w tym środków pozyskanych z Unii Europejskiej;
3) przygotowanie założeń, wytycznych oraz uzgodnień z użytkownikami do opracowania dokumentacji projektowo-kosztorysowej remontów kapitalnych i bieżących budowli i budynków;
4) nadzorowanie spraw związanych z eksploatacją, konserwacja i remontami instalacji wodno-kanalizacyjnych, gazowych, elektrycznych w uczelni;
5) organizowanie i nadzorowanie wykonania dokumentacji projektowo-kosztorysowej przez zewnętrznych wykonawców;
6) organizowanie i nadzorowanie wykonawstwa remontów obiektów należących do uczelni oraz sprawdzanie prawidłowości rozliczenia wykonanych robót;
7) uczestniczenie w odbiorach technicznych przy przyjmowaniu nowych budynków;
8) wykonywanie we własnym zakresie lub zlecanie wykonania ekspertyz technicznych dotyczących obiektów uczelni;
9) inicjowanie opracowania, ewidencjonowanie i gromadzenie dokumentacji obiektów uczelni;
10) sprawowanie nadzoru i kontroli nad przebiegiem prac budowlanych;
11) prowadzenie rejestru kosztów remontowych i inwestycyjnych;
12) uczestniczenie w rozliczaniu pozyskanych funduszy inwestycyjnych;
13) uczestniczenie w sporządzaniu sprawozdania z poniesionych nakładów dla potrzeb władz uczelni i jednostek finansujących;
14) inwentaryzacja majątku, w tym:
a) współudział w ustalaniu zasad organizacji i przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych, ich likwidacji i kasacji oraz przeszacowania,
b) przygotowywanie harmonogramów oraz organizowanie i przeprowadzanie
c) inwentaryzacja składników majątkowych,
d) rozliczanie przeprowadzonych inwentaryzacji oraz sporządzanie wykazów różnic inwentaryzacyjnych,
e) weryfikacja powstałych różnic inwentaryzacyjnych,
f) uczestnictwo w komisjach likwidacyjnych i kasacyjnych składników majątkowych,
g) weryfikacja protokołów kasacji i likwidacji składników majątkowych,
h) przeprowadzanie przeszacowania składników majątkowych;
15) wykonywanie innych prac związanych z zakresem działalności działu.
§ 45
Do zakresu podstawowych zadań Działu Administracyjnego należy w szczególności:
1) zaopatrzenie w sprzęt, urządzenia, materiały, środki czystości oraz inne konieczne do prawidłowej działalności uczelni;
2) opracowanie i przedstawienie kanclerzowi do zatwierdzenia zasad korzystania z urządzeń teleinformatycznych oraz pojazdów mechanicznych przekazanych pracownikom lub gościom do użytkowania;
3) obsługa gospodarcza narad, zebrań oraz uroczystości organizowanych przez uczelnię;
4) obsługa techniczna i logistyczna imprez i uroczystości ogólnouczelnianych;
5) przygotowanie sal i innych pomieszczeń dla sprawnej realizacji procesu dydaktycznego, funkcjonowania administracji, działalności organów statutowych uczelni;
6) zapewnienie utrzymania porządku i czystości na terenie uczelni i jej posesjach;
7) nadzór i eksploatacja pojazdów samochodowych uczelni;
8) świadczenie usług transportowych dla uczelni w ramach posiadanych środków transportowych lub zlecanie tych usług na zewnątrz;
9) wynajmowanie pojazdów pracownikom uczelni i jednostkom zewnętrznym;
10) rozliczanie eksploatacji pojazdów służbowych, w tym prowadzenie kart drogowych;
11) prowadzenie portierni i szatni w budynkach uczelni;
12) wykonywanie innych zadań związanych z zakresem działania.
§ 46
1. Do zakresu podstawowych zadań Działu Informatycznego należy w szczególności:
1) zarządzanie techniczną infrastrukturą teleinformatyczną uczelni, w tym:
a) zapewnienie ciągłego funkcjonowania uczelnianej sieci komputerowej;
b) administrowanie wszystkimi serwerami użytkowanymi przez uczelnie;
c) utrzymywanie w ciągłej gotowości infrastruktury informatycznej w laboratoriach i innych pomieszczeniach dydaktycznych;
d) utrzymywanie w ciągłej gotowości infrastruktury informatycznej w pomieszczeniach pozadydaktycznych (Biblioteka, Dom Studenta, administracja);
e) monitorowanie i kontrola sposobu wykorzystywania zasobów uczelni w zakresie sprzętu teleinformatycznego;
f) prowadzenie dokumentacji technicznej sieci teleinformatycznej uczelni, w tym zakresie funkcjonowania systemu HMS.
2) zarządzanie oprogramowaniem wykorzystywanym przez PWSZ, w tym:
a) określanie i planowanie potrzeb w zakresie oprogramowania sieciowego, programów użytkowych oraz pomoc w takim samym zakresie w odniesieniu do oprogramowania dydaktycznego,
b) instalowanie i konfiguracja oprogramowania stosowanego w Uczelni,
c) administrowanie zintegrowanymi systemami informatycznymi (systemy stosowane w Dziekanatach, System biblioteczny, Systemy FK oraz Kadry-Płace).
2. Kierownik Działu Informatycznego pełni funkcję administratora bezpieczeństwa informacji oraz administratora systemu bezpieczeństwa teleinformatycznego i w tym zakresie współpracuje z pełnomocnikiem ochrony,
3. Wykonywanie innych czynności i zadań związanych z zakresem działania.
§ 47
1.Do zakresu podstawowych zadań Domu Studenta należy w szczególności:
1) administrowanie Domem Studenta uczelni, w tym:
a) kwaterowanie studentów zgodnie z unormowaniami wewnętrznymi w tym zakresie,
b) prowadzenie spraw meldunkowych,
c) prowadzenie ewidencji materiałowej,
d) prowadzenie rozliczeń opłat studenckich,
e) zapewnienie studentom właściwych warunków socjalno-bytowych zamieszkania;
2) prowadzenie działalności hotelowej w Domu Studenta, poprzez organizowanie maksymalnego wykorzystania posiadanych miejsc noclegowych, niewykorzystanych przez studentów, w czasie roku akademickiego i w okresie wakacyjnym i prowadzenie rozliczeń finansowych z tego tytułu przy ścisłej współpracy z Działem Kwestura;
3) współpraca z Działem Administracyjnym w zakresie wynajmu mieszkań służbowych i zaopatrzenia Domu Studenta;
4) współpraca z Działem Technicznym i Działem Administracyjnym w zakresie realizacji remontów i napraw obiektu oraz utrzymania terenu przyległego;
5) dbanie o właściwe wykorzystanie innych posiadanych pomieszczeń i umożliwienie prowadzenia działalności gospodarczej w sposób korzystny dla środowiska studenckiego;
6) zapewnienie właściwego funkcjonowania domu studenckiego pod względem technicznym, w tym:
a) nadzorowanie stanu technicznego budynku,
b) organizowanie okresowych przeglądów stanu obiektu, bieżąca konserwacja obiektu,
c) planowanie i zlecanie inwestycji oraz remontów w Domu Studenta,
d) nadzór nad robotami zleconymi,
e) uczestnictwo przy odbiorach remontów obiektu,
f) prowadzenie ewidencji technicznej, gromadzenie i przechowywanie dokumentacji technicznej domu studenckiego,
g) prowadzenie bieżącej konserwacji i napraw w ramach własnych i zleceń napraw instalacji: wodociągowej, kanalizacyjnej, gazowej, odgromowej, oświetlenia wewnętrznego i zewnętrznego, stolarki drzwiowej i okiennej, itp.;
7) utrzymywanie porządku na terenie administrowanego obiektu i posesji;
8) opracowywanie projektów przepisów dotyczących zapewnienia bezpieczeństwa na terenie domów studenckich we współpracy z Działem Organizacyjno-Prawnym i radcą prawnym;
9) nadzór nad wykonywaniem przepisów obowiązujących w Domu Studenta;
10) zaopatrywanie i prowadzenie gospodarki magazynowej dla potrzeb jednostki,
11) planowanie przychodów i kosztów jednostki;
12) współudział w przygotowywaniu planu rzeczowo – finansowego w odniesieniu do działalności Domu Studenta;
13) wykonywanie innych czynności i zadań związanych z zakresem działania.
§ 48
1. Do zakresu podstawowych zadań Zespołu ds. Obronnych należy w szczególności:
1) opracowanie planu obrony uczelni;
2) realizowanie zadań dla potrzeb obronnych;
3) realizowanie zadań w zakresie obrony cywilnej;
4) realizowanie zadań w zakresie porządku publicznego i bezpieczeństwa studentów i pracowników uczelni;
5) prowadzenie szkoleń, treningów oraz działalności kontrolnej z zakresu wykonywanych zadań;
6) kwartalne składanie sprawozdania rektorowi z realizowanych zadań;
7) wykonywanie innych zadań związanych z zakresem działania.
2. Specjalista ds. obronnych wchodzi w skład Zespołu ds. Obronnych.
§ 49
Do zakresu podstawowych zadań Samodzielnego stanowiska ds. bhp i ochrony przeciwpożarowej należy w szczególności:
1) udział w szkoleniu pracowników i studentów uczelni z zakresu bhp i ochrony ppoż.;
2) udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przekazywanych obiektów budowlanych lub ich części w których przewiduje się pomieszczenia pracy względnie urządzenia mające wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników;
3) udział w ocenie założeń i dokumentacji dotyczących modernizacji pomieszczeń, a także nowych inwestycji oraz zgłaszanie wniosków dotyczących uwzględnienia wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy w tych założeniach i dokumentacji;
4) prowadzenie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
5) informowanie Rektora o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usuwania;
6) sporządzanie okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zachowania wymagań ergonomii zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracownikom i studentom oraz poprawę warunków pracy;
7) wykonywanie innych zadań związanych z zakresem działania.
§ 49a
Do zakresu podstawowych zadań Działu ds. gospodarki mieszkaniami i miejscami hotelowymi dla pracowników należy w szczególności:
1) opracowanie zasad korzystania z mieszkań należących do uczelni;
2) opracowanie zasad korzystania z lokali i pomieszczeń przeznaczonych do wynajmu;
3) wykonywanie innych czynności i zadań związanych z zakresem działania.
PION KWESTORA
§ 50
W Dziale Kwestura tworzy się:
1) Sekcję Księgowości,
2) Sekcję Płac,
3) Samodzielne Stanowisko Kasjer.
4) Samodzielne stanowisko ds. windykacji.
§ 51
Do zakresu podstawowych zadań Działu Kwestura należy w szczególności:
1. Prowadzenia rachunkowości Uczelni, w tym:
1) opracowywanie projektów planów rzeczowo-finansowych, w tym:
a) sporządzanie projektów rocznych planów rzeczowo-finansowych,
b) opracowywanie założeń do planu rzeczowo - finansowego Uczelni,
c) przygotowywanie propozycji podziału środków pochodzących
z dotacji budżetowych i środków wypracowanych przez poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni, na poszczególne rodzaje kosztów, zgodnie z obowiązującymi zasadami i regulaminem gospodarki finansowej oraz kontrola ich wydatkowania,
d) przygotowywanie, analiz dotyczących sytuacji ekonomicznej i finansowej Uczelni,
2) opracowywanie instrukcji i projektów regulaminów oraz zarządzeń dotyczących gospodarki finansowej Uczelni;
3) ustalanie zasad obiegu dokumentów finansowo-księgowych;
4) kontrolowanie przestrzegania dyscypliny finansowej i rozliczeń z budżetem, a w tym kontrola przestrzegania dyscypliny finansowej przez jednostki organizacyjne uczelni;
5) organizacja i prowadzenie ewidencji księgowej wszystkich operacji
gospodarczych;
6) prowadzenie analityczne rozliczeń z:
a) dostawcami i odbiorcami krajowymi i zagranicznymi,
b) pracownikami;
7) ewidencja inwestycji i remontów;
8) obsługa funduszy uczelnianych (uczelnianego funduszu nagród, pomocy materialnej dla studentów, własnego funduszu stypendialnego);
9) ewidencja analityczna kosztów;
10) prowadzenie rejestrów sprzedaży i zakupu VAT, sporządzanie deklaracji VAT;
11) bieżące i okresowe analizowanie i rozliczanie kosztów;
12) prowadzenie ewidencji syntetycznej (środków trwałych, wyposażenia, księgozbiorów oraz oprogramowania komputerowego, składników majątkowych pozabilansowych;
13) uzgadnianie stanu analityki księgowej z syntetyka oraz ze stanem w jednostkach organizacyjnych uczelni w zakresie:
a) ksiąg inwentarzowych środków trwałych,
b) ksiąg inwentarzowych wyposażenia, księgozbiorów i oprogramowania komputerowego;
c) ksiąg inwentarzowych pozabilansowych;
14) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania;
15) kontrola i analiza wykorzystywania środków budżetowych;
16) koordynacja prac oraz opracowywanie projektów planów i sprawozdań finansowych dotyczących działalności badawczej (w przypadku jej występowania);
17) przygotowywanie propozycji zasad rozliczania kosztów pośrednich i ogólnych;
18) prowadzenie prac związanych z wypłata nagród z funduszy pozostających w dyspozycji uczelni;
19) ewidencja działalności badawczej, dydaktycznej, pomocniczej, usługowej
we współpracy międzynarodowej;
20) przyjmowanie od jednostek organizacyjnych i weryfikacja pod względem rachunkowym dokumentów dotyczących zleceń;
21) rozliczanie wykorzystania środków przeznaczonych na bieżącą obsługę dydaktyki na podstawie faktycznego wykonania;
22) ewidencja funduszy unijnych, w tym:
a) monitoring bieżącej realizacji i przekazywanie informacji o realizacji projektów,
b) przyjmowanie od komórek organizacyjnych i weryfikacja pod względem rachunkowym dokumentów dotyczących projektów,
c) weryfikacja oraz kontrola zgodności z zapisami księgowymi sprawozdań okresowych, rocznych oraz końcowych w zakresie finansowym,
d) kontrola wykorzystywania środków,
e) przygotowywanie materiałów informacyjnych w tym zakresie, dla potrzeb kierownictwa uczelni;
23) prowadzenie dokumentacji z zakresu działalności socjalnej;
24) ewidencja kosztów według poszczególnych kierunków działalności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFSS);
25) prowadzenie ewidencji bankowej i kasowej ZFSS;
26) sporządzanie sprawozdawczości finansowej GUS i innych;
27) przygotowywanie materiałów informacyjnych i analiz dla potrzeb organów Uczelni i uprawnionych jednostek organizacyjnych,
28) analiza materiałów i opracowywanie rocznych sprawozdań finansowych z działalności Uczelni.
2. Obsługa finansowa operacji gospodarczych, w tym:
1) przyjmowanie i sprawdzanie dokumentów finansowych, przygotowywanie;
2) operacji bankowych i kasowych oraz sporządzanie raportów bankowych i kasowych;
3) kontrola i ewidencja stanów kont bankowych;
4) kontrola płynności finansowej Uczelni;
5) obsługa obrotów dewizowych (przelewy, delegacje, gotówka w dewizach);
6) przyjmowanie i przygotowywanie dokumentacji dotyczącej wpłat i wypłat bankowych i kasowych;
7) przygotowywanie i wysyłanie przelewów do banku metodą elektroniczną;
8) przyjmowanie od jednostek organizacyjnych dokumentów księgowych i ich weryfikacja pod względem rachunkowym;
9) kontrola pod względem rachunkowym dokumentów, faktur i rachunków wystawianych przez inne podmioty gospodarcze;
10) lokowanie wolnych środków finansowych.
3. Obsługa kasowa, w tym:
1) obsługa kasowa interesantów, pracowników i studentów, w tym:
a) przyjmowanie gotówki na podstawie dokumentów wystawianych przez uprawnione komórki organizacyjne Uczelni,
b) dokonywanie wypłat, tj. płac, honorariów, stypendiów i innych, na podstawie dokumentów sporządzanych przez inne komórki organizacyjne,
c) przygotowywanie zestawień gotówkowych do banku,
d) sporządzanie raportów kasowych.
2) prowadzenie ewidencji stałych zaliczek gotówkowych i rozliczanie ich na koniec roku;
3) sporządzanie dokumentów i prowadzenie rozliczeń z pobieranych zaliczek gotówkowych przez osoby z poszczególnych jednostek organizacyjnych;
4) przyjmowanie i rozliczanie delegacji służbowych.
4. Płace pracowników, w tym:
1) sporządzanie list wynagrodzeń, prac zleconych, zasiłków i innych należności dla pracowników, dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń;
2) dokonywanie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek oraz innych należności – zgodnie z obowiązującymi przepisami;
3) sporządzanie deklaracji podatkowych przewidzianych przepisami prawa;
4) prowadzenie całości spraw związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych;
5) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu płac (GUS, Ministerstwo).
5. Zadania z zakresu kontroli dokonywanych operacji gospodarczych oraz stanu zobowiązań, należności i roszczeń, prowadzenie rozliczeń:
1) z budżetem państwa;
2) z pracownikami (opłaty za mieszkania służbowe i asystenckie, zaliczki, wynagrodzenia);
3) studentami i innymi osobami fizycznymi (umowy cywilno–prawne, obsługa praktyk studenckich, dydaktyka);
4) kontrahentami krajowymi i zagranicznymi.
6. Zadania z zakresu windykacji należności uczelni.
Rozdział VII
Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków
§ 52
1. Rektor w sprawach skarg i wniosków przyjmuje w pierwszy wtorek każdego miesiąca.
2. Kierownicy jednostek organizacyjnych przyjmują w sprawach skarg i wniosków w wyznaczonych przez siebie godzinach pracy.
3. W przypadku, gdy dzień, w którym skargi i wnioski przyjmowane przez Rektora jest dniem ustawowo wolnym od pracy, dniem przyjmowania skarg i wniosków jest następny dzień roboczy.
§ 53
1. Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków określa zarządzenie Rektora.
2. Skargi i wnioski podlegają ewidencji w centralnym rejestrze skarg i wniosków prowadzonym przez sekretariat Rektora.
Rozdział VIII
Zasady podpisywania dokumentów finansowych,
pism i decyzji
§ 54
1. Przelewy, czeki, dokumenty obrotu pieniężnego, materiałowego, dokumenty o charakterze rozliczeniowym i kredytowym, które stanowią podstawę do otrzymania lub wydatkowania środków pieniężnych uczelni podpisują:
1) Rektor, a w czasie jego nieobecności wyznaczony przez niego prorektor,
2) kwestor, a w czasie jego nieobecności wyznaczony przez niego pracownik księgowości.
2. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych określa odrębna instrukcja.
§ 55
Pismami i decyzjami zastrzeżonymi do podpisu przez Rektora są:
1) pisma należące do właściwości Rektora;
2) decyzje w sprawach kadrowych uczelni;
3) pisma do: centralnych organów administracji państwowej, szkół wszystkich szczebli w kraju i zagranicą, organów samorządu terytorialnego wszystkich szczebli, organów kontroli, ścigania, wymiaru sprawiedliwości , posłów i senatorów, radnych, instytucji Wspólnoty Europejskiej, samorządu zawodowego i gospodarczego;
4) pisma każdorazowo zastrzeżone przez Rektora do jego podpisu.
§ 56
1. Kierownicy jednostek organizacyjnych i kierownicy jednostek administracyjnych przedstawiają projekty pism Rektorowi w sprawach zastrzeżonych do podpisu przez Rektora.
2. Decyzje administracyjne lub zaświadczenia z upoważnienia Rektora podpisuje właściwy do zakresu prowadzonych spraw kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki administracyjnej upoważniony przez Rektora.
3. Szczegółowe zasady sporządzania, podpisywania, parafowania pism i dokumentów oraz obiegu dokumentów, określa instrukcja kancelaryjna.
§ 57
Pismami zastrzeżonymi do podpisu kwestora są:
1) wewnętrzne – dotyczące planów i ich wykonania, umów oraz wyjaśniające
poszczególne operacje finansowe i gospodarcze.
2) zewnętrzne – sprawozdania, pisma do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego, do banków i innych kontrahentów, wezwania do zapłaty oraz zaświadczenia o zarobkach.
Rozdział IX
Postanowienia końcowe
§ 58
Spory kompetencyjne pomiędzy jednostkami organizacyjnymi rozstrzyga Rektor.
§ 59
Spory kompetencyjne pomiędzy jednostkami administracyjnymi rozstrzyga kanclerz.
